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L'exploitation technique : comment la gérer plus clairement ? L'exploitation d'un bâtiment constitue un poste de coût important dès son achèvement. Les dépenses sont principalement des investissements de remplacement, des optimisations en matière de confort, d'efficacité énergétique et de conformité aux exigences environnementales, y compris une transition progressive vers la neutralité en CO2. Une gestion efficace des investissements et des coûts nécessite une gestion technique des opérations basée sur des données complètes.
Dans le secteur des soins de santé en particulier, l'exploitation d'un bâtiment pendant des décennies équivaut à un chantier permanent. Il y a l'entretien, les ajustements en fonction de l'évolution de la destination du bâtiment et des services, et les optimisations. "On peut l'exprimer par un chiffre", explique Geert Verhelst, directeur des opérations du bureau d'études Ingenium. "100 est le niveau de qualité auquel un bâtiment est livré. Si vous ne faites rien, ce chiffre diminuera rapidement en raison de l'usure, des dérogations... Même un entretien régulier et des optimisations conduisent à un schéma en dents de scie : 100-80-95-75-90 et ainsi de suite, le chiffre le plus élevé continuant à baisser. Tous les deux ou trois ans, il convient de procéder à une rénovation complète, y compris des mesures énergétiques, afin de rétablir le niveau de qualité.
Le suivi et la gestion, l'entretien, les ajustements, les études et les plans d'investissement sont donc nécessaires pour une exploitation réussie. Geert Verhelst : "Notre offre dans ce domaine repose sur un certain nombre de piliers. Le premier est un tableau de bord. Nous pouvons surveiller la maintenance et la gestion technique du bâtiment, le confort, la sécurité, l'efficacité des techniques et, à l'aide de tableaux de bord clairs, offrir au client un instrument lui permettant d'agir. Les données de la GTB seront utilisées à cet effet, comme le niveau de confort. Ce faisant, nous pouvons montrer si tout répond aux exigences. Le tableau de bord peut afficher cela par département. Le tableau de bord général donne un aperçu de l'entretien et du confort du bâtiment. Les codes de couleur vert à rouge indiquent l'état actuel via le tableau de bord".
D'autre part, les contrats-cadres d'exploitation sont un pilier des services d'Ingenium. "Un contrat-cadre doit être juridiquement étanche et correctement formulé", souligne Geert Verhelst. "Il en existe différents types. D'une part, il existe des contrats-cadres pour l'entretien, allant des contrats d'entretien purs aux contrats d'entretien et de performance énergétique. En outre, un hôpital est en constante évolution. Deux services sont fusionnés, une partie d'une aile est réaffectée en raison d'une modification du nombre de jours d'hospitalisation légalement autorisé... Pour les petits travaux, il est possible de lancer un appel d'offres à chaque fois, mais cela prend beaucoup de temps en raison de la loi sur les marchés publics. Un contrat-cadre avec des accords de prix fixes est alors beaucoup plus efficace. Les contrats-cadres sont principalement déterminés sur la base des besoins des années à venir, avec la marge nécessaire pour éviter les surprises".
Gestion des données numériques avec lien vers BIM
Grâce à la gestion stratégique , un aperçu des informations nécessaires et disponibles, telles que les informations sur l'état d'avancement des travaux, les documents officiels... Une gestion efficace de l'exploitation des bâtiments ne peut qu'être entièrement numérisée à cet égard. Le chef de projet Niels Vercaemst a développé pour Ingenium deux formes de services numériques pour l'exploitation des bâtiments. D'une part, le coffre-fort numérique et, d'autre part, une application de réalité augmentée qui recouvre la réalité d'une couche permettant la gestion visuelle des bâtiments. "La gestion des bâtiments en exploitation est automatisée sur la base d'une chambre forte numérique pour la gestion de l'information", explique Vercaemst. "De nombreux gestionnaires de bâtiments se débattent avec la gestion de leurs documents. Pour la majorité de nos clients, il n'existe pas de bon système accessible à l'ensemble de l'organisation. Le coffre-fort numérique facilite la gestion des dossiers conformes à l'exécution. Les plans, les modèles BIM, les fiches techniques, les contrats, les inspections et autres informations pertinentes sur les actifs sont stockés sur une plateforme web centrale basée sur le cloud. D'autre part, nous constatons que dans le secteur des soins de santé, de nombreux hôpitaux qui sont continuellement en train de se restructurer ont du mal à utiliser un logiciel BIM.
Mais la BIM est en fait très utile pour les informations paramétriques d'un bâtiment et donc aussi pour l'exploitation. "De plus, l'analyse des modèles BIM et l'exploitation des données du modèle peuvent être réalisées à l'aide du coffre-fort numérique, sans devoir acheter un logiciel BIM spécialisé", poursuit M. Vercaemst. "En outre, nous avons développé l'application BIMvisible qui permet de visualiser les modèles BIM en taille réelle via la réalité augmentée, simplement à l'aide d'un smartphone. Ces informations sont centralisées dans l'application et facilement consultables. BIMvisible permet de résoudre rapidement et efficacement les problèmes de confort et les problèmes techniques dans les bâtiments. Comme les informations actuelles et historiques des capteurs du système de gestion du bâtiment sont également affichées en temps réel au bon endroit via l'application, les problèmes de confort et autres problèmes techniques peuvent être résolus immédiatement. Vous obtenez une bien meilleure compréhension de l'installation."
Plan d'investissement pluriannuel
Geert Verhelst : "Une autre partie de l'outil de gestion stratégique est une vue d'ensemble des investissements nécessaires et des tâches qui en découlent. Pour ce faire, des études sont réalisées sur le bâtiment, telles que la mesure de l'état selon la norme NEN 2767, qui est à l'origine une norme néerlandaise visant à déterminer l'état des parties du bâtiment et de l'installation. Sur cette base, vous déterminez les investissements nécessaires en termes de structure et de techniques. L'outil de gestion stratégique est relié à d'autres outils liés à un audit énergétique ou à la sécurité, à une étude de faisabilité, à une recherche d'optimisation... de sorte que la solution la plus récente, la plus durable et la plus rentable est toujours proposée lorsque des techniques doivent être remplacées. L'optimisation est essentielle pour un fonctionnement technique efficace.
"L'image globale des différentes sous-études est rassemblée dans un tableau clair. Sur la base des six niveaux énumérés dans la norme néerlandaise, l'évaluation et l'estimation budgétaire des investissements pour les années à venir y sont effectuées. Il s'agit d'une estimation budgétaire annuelle dont une organisation peut tenir compte pour planifier ses investissements. Cela permet de réaliser des investissements de remplacement supplémentaires sans dépasser le budget. Nous déterminons les investissements exacts nécessaires pour maintenir le bâtiment à jour, évitant ainsi les approximations budgétaires. Le fil conducteur est d'apporter de la simplicité dans la complexité".
Externaliser pour simplifier
Les opérations sont également externalisées plus fréquemment dans le secteur des soins de santé. Geert Verhelst : "Nous constatons que l'externalisation est de plus en plus fréquente dans de nombreux domaines, en particulier dans celui de la maintenance. Vous ne pouvez pas être un spécialiste de l'entretien d'un certain type de chaudière si vous ne devez le faire qu'une fois par an. La proportion de départements internes qui font tout est en effet en train de diminuer. L'investissement en personnel et en ressources est beaucoup trop important. Le refroidissement est devenu un pilier pour les établissements de soins de santé. Les objectifs énergétiques et climatiques sont liés. Dans les hôpitaux, il n'y a pas encore de tendance générale à la neutralité climatique, mais c'est en train de se mettre en place.
Niels Vercaemst : "En raison de leurs caractéristiques spécifiques (demande de froid permanente, occupation continue...), les hôpitaux offrent de nombreuses possibilités de réduire les émissions de CO2 grâce aux pompes à chaleur et au refroidissement. L'accent est davantage mis sur le confort des patients et des résidents. Pendant la période de covid, la ventilation est également devenue un sujet brûlant. Dans le même temps, les machines de refroidissement obsolètes doivent être éliminées et la durabilité est mise en avant. Grâce à une gestion stratégique claire, numérisée et sur mesure, conforme à la législation et aux conseils des experts, Facility ou le département technique peuvent garder une bien meilleure vue d'ensemble de la situation.
Avec l'entrée en vigueur de la nouvelle réglementation (renforcée) pour les entreprises à partir de fin 2022, les organisations sont tenues, désormais plus souvent qu'auparavant, de disposer d'un plan énergétique ou d'un audit énergétique déclaré conforme. Les hôpitaux sont également majoritairement concernés par ces nouvelles réglementations.
Le campus Sint-Jan à Genk, qui fait partie de Ziekenhuis Oost-Limburg (ZOL), dispose aujourd'hui d'une surface d'environ 100 000 m². À terme, l'hôpital prévoit plusieurs autres expansions. Plusieurs nouveaux bâtiments, dont un parking, un nouveau bloc critique, un nouveau bâtiment énergétique, un nouveau bloc de soins, ... seront ajoutés au site.
Outre l'hôpital universitaire, le campus du Gasthuisberg comprend un grand nombre de bâtiments de la KU Leuven destinés à la recherche et à l'enseignement à la faculté de médecine.
