La politique en matière de respect de la vie privée

1. Identité et coordonnées du responsable du traitement

La politique en matière de respect de la vie privée présente La politique en matière de respect de la vie privée à toutes les données à caractère personnel traitées par Ingenium SA, dont le siège social est situé à Nieuwe Sint-Annadreef 23, 8200 Bruges, et dont le numéro d'entreprise (TVA) est BE 0436.815.150, qui est le responsable du traitement de ce site web et des traitements décrits ci-dessous.

Le responsable du traitement accorde une grande importance à la protection de votre vie privée et traite donc vos données à caractère personnel conformément au règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après dénommé « RGPD »), ainsi qu'à toute législation future ou complémentaire mise en œuvre en application de celui-ci, le cas échéant.

Pour toute question ou remarque concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez à tout moment nous contacter, soit par e-mail à l'adresse info@ingenium.be, soit par courrier postal à l'adresse indiquée ci-dessus.

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2. Que signifie « traiter des données à caractère personnel » ?

Le traitement des données à caractère personnel (ci-après dénommées « données ») désigne tout traitement de données permettant de vous identifier en tant que personne physique. Vous trouverez dans La politique en matière de respect de la vie privée présente La politique en matière de respect de la vie privée la liste des données concernées. La notion de « traitement » est très large et couvre notamment la collecte, la conservation, l'utilisation de vos données, ou leur partage avec des tiers.

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3. Quelles données traitons-nous ?

Nous précisons ci-dessous quelles données vous concernant nous sommes susceptibles de traiter. En fonction de la situation concrète, de vos préférences et de la manière dont vous nous contactez, nous ne traitons pas nécessairement toutes les données mentionnées ci-dessous vous concernant.

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Clients et contacts professionnels

Nous pouvons être amenés à traiter les données suivantes concernant nos clients, donneurs d'ordre, architectes, entrepreneurs et autres partenaires commerciaux :

• Données d'identification (nom, prénom, intitulé du poste, organisation) ;
• Coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale) ;
• Données contractuelles (contrats, devis, commandes) ;
• Coordonnées de paiement et de facturation ;
• Communication liée au projet (e-mails, comptes rendus, rapports, plans) ;
• Historique des contacts (e-mails, messages via des formulaires en ligne, contacts téléphoniques) ;
• Commentaires, témoignages et contenu promotionnel (par exemple, témoignages, participation à des événements, photos).

Les visiteurs de nos établissements

• Images issues des caméras de sécurité (destinées à la surveillance et au contrôle de nos locaux) ;
• Données d'enregistrement lors de l'accès à des sites sécurisés (par exemple, copie de la carte d'identité pour accéder à des infrastructures publiques ou de défense, si la loi l'exige).

Candidats à un poste

Nous traitons les données suivantes concernant les candidats, en fonction des informations que vous souhaitez vous-même nous communiquer :

• Données d'identification (nom, prénom, date de naissance) ;
• Coordonnées ;
• Informations relatives à l'emploi (CV, lettre de motivation, diplômes, expérience professionnelle, préférence quant à l'emplacement du bureau) ;
• Résultats des évaluations (raisonnement abstrait, test de personnalité, test de motivation), uniquement à un stade avancé de la procédure de sélection ;
• Photos, si elles ont été fournies de plein gré.

Visiteurs du siteweb‍

• Données d'identification et d'utilisation électroniques (adresse IP, type de navigateur, pages consultées, heure de la visite) ;
• Données relatives aux cookies (voir également notre politique en matière de cookies sur le site web).
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4. À quelles fins traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données aux fins décrites ci-dessous et ne collectons ni ne traitons d'autres types de données que celles qui sont nécessaires à ces fins.

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Les données à caractère personnel sont traitées exclusivement dans le cadre des activités de l'entreprise, notamment aux fins suivantes :

• Prestation de nos services : fourniture de services de conseil et d'ingénierie dans les domaines de la gestion de projet, du conseil en ingénierie civile et des mesures énergétiques ;
• Gestion de la clientèle et des relations : communication avec les clients, les donneurs d'ordre, les architectes, les entrepreneurs et autres partenaires commerciaux ;
• Facturation et administration : traitement des paiements et respect des obligations comptables ;
• Respecter les obligations légales : obligations fiscales et sociales, respect des règles de sécurité (par exemple, accès aux sites gouvernementaux ou de défense) ;
• Marketing et communication : l'envoi de newsletters, d'invitations à des événements ou à des webinaires, et la promotion de nos services via les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram) et le marketing par e-mail ;
• Recrutement : traitement des candidatures et mise en œuvre des procédures de sélection des nouveaux collaborateurs ;
• Gestion du personnel : comptabilité salariale, enregistrement des heures de travail, évaluations et formations des collaborateurs ;
• Sécurité : surveillance de nos locaux à l'aide de systèmes de caméras et de contrôle d'accès ;
• Archivage et responsabilité : conservation des communications et de la documentation relatives aux projets dans le cadre de la responsabilité décennale dans le secteur de la construction ;
• Amélioration de notre site web et de nos services : analyse de l'utilisation du site web via Google Analytics.
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5. Sur quelles bases juridiques traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données uniquement dans la mesure où ce traitement repose sur l'un des motifs énumérés dans le RGPD, et comme indiqué ci-après.

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Obligation légale

Nous traitons certaines données afin de nous conformer aux obligations légales ou réglementaires qui nous incombent, telles que les obligations fiscales et comptables, les obligations relatives à la Sécurité sociale (RSZ), ou les règles de sécurité relatives à l'accès aux infrastructures publiques ou de défense.

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Nécessaire à l'exécution du contrat

Nous traitons certaines données car cela est nécessaire à la conclusion, à l'exécution ou à la résiliation d'un contrat avec vous en tant que personne concernée. Par exemple, pour vous contacter, planifier un rendez-vous, répondre à une demande ou solliciter des informations dans le cadre de la conclusion d’une relation contractuelle, mais aussi pour l’exécution effective de la mission contractuelle dans le cadre de notre activité principale, afin de pouvoir vous fournir nos services ou de bénéficier des vôtres.

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Intérêt légitime

Nous traitons certaines données sur la base de notre intérêt légitime qui, dans certains cas spécifiques, l’emporte sur tout préjudice éventuel pour vos droits. Par exemple, pour promouvoir nos activités auprès de nos contacts professionnels ; améliorer la qualité de nos services ; former nos collaborateurs ; évaluer et tenir à jour les données et statistiques relatives à nos activités, au sens large ; la conservation et l’utilisation d’éléments de preuve dans le cadre de la responsabilité, de procédures ou de litiges, ainsi qu’à des fins d’archivage de nos activités ; et la garantie de la sécurité, tant en ligne sur ce site web que dans nos locaux.

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Autorisation

Nous traitons certaines données sur la base de votre consentement. Par exemple, pour promouvoir des activités auprès de contacts professionnels potentiels ; pour l'utilisation de certains cookies analytiques ou marketing ; pour la publication de photos contenant des données à caractère personnel sur notre site web et nos réseaux sociaux. Les données des candidats ne seront conservées après la procédure de recrutement qu'avec leur consentement.

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6. Origine des données

La plupart des données que nous traitons nous ont été fournies directement par vous, via notre site web, par téléphone, par e-mail, par le biais de contrats, de formulaires de candidature ou lors de votre participation à des événements et salons. Dans le cadre de nos prestations de services, il est possible que nous obtenions des données vous concernant par l'intermédiaire de prestataires externes (par exemple, des agences de recrutement), de sources publiques (par exemple, la KBO) ou de plateformes professionnelles (par exemple, LinkedIn).

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7. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne transmettons pas vos données à des tiers, sauf si cela s'avère strictement nécessaire au regard des finalités susmentionnées, ou si nous y sommes légalement tenus.

Le cas échéant, nous faisons appel à des prestataires de services externes (sous-traitants) pour nous aider à atteindre nos objectifs opérationnels, tels que la gestion de nos sites web et de nos systèmes informatiques. Ces prestataires de services externes effectuent, le cas échéant, certains traitements de données pour notre compte. Nous ne partagerons vos données avec ces prestataires de services externes que dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre l'objectif concerné. Ils ne sont pas autorisés à utiliser ces données à d’autres fins. De plus, ces prestataires sont contractuellement tenus de garantir la confidentialité de vos données par le biais d’un « accord de sous-traitance » conclu avec ces parties.  

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Concrètement, cela signifie que nous partageons vos données, dans la mesure où elles sont pertinentes dans votre situation, avec les tiers suivants aux fins indiquées ci-dessous, ces tiers agissant dans certains cas en tant que sous-traitants pour notre compte :

• Les services postaux, les entreprises de transport et de livraison, si nous devons vous envoyer quelque chose par la poste ;
• Les prestataires de services de paiement, lorsque nous recevons des paiements de votre part, ou inversement ;
• Les représentants externes et les consultants, ou toute autre partie impliquée dans le cadre de nos activités principales ou annexes ;
• Les sous-traitants qui nous apportent leur soutien dans le domaine informatique pour la gestion de notre organisation, en vue d'assurer une gestion numérique des données sûre et efficace au sein de notre organisation ;
• Les organismes publics, les instances judiciaires et les titulaires de professions réglementées, telles que les comptables et les avocats, afin de respecter nos obligations légales et de défendre nos intérêts, dans la mesure où cela est nécessaire.
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8. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou sont traitées. Étant donné que la durée de conservation des données dépend des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, cette durée peut varier selon les situations. Dans certains cas, une législation spécifique nous oblige à conserver les données pendant une période déterminée. Nos délais de conservation sont toujours fondés sur les exigences légales et sur une mise en balance de vos droits et attentes avec ce qui est utile et nécessaire à la réalisation des finalités. À l'expiration du délai de conservation, vos données sont effacées ou rendues anonymes.  

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Nos principales durées de conservation sont les suivantes :

• Données relatives aux clients et aux projets (y compris la communication relative aux projets) : 10 ans après la clôture du projet (responsabilité décennale dans le secteur de la construction)
• Données comptables et fiscales : 7 ans (obligation légale)
• Documents contractuels : 10 ans après la résiliation du contrat
• Données des candidats non retenus : jusqu'à la fin de la procédure de recrutement, sauf si une autorisation de conservation plus longue a été accordée
• Images des caméras de vidéosurveillance : 30 jours au maximum, sauf si un incident justifie une conservation plus longue
• Données marketing : tant que vous ne vous désabonnez pas ou que vous ne retirez pas votre consentement
• Données relatives aux cookies (analytiques/marketing) : conformément à la politique en matière de cookies disponible sur notre site web
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9. Où conservons-nous vos données et comment sont-elles protégées ?

Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées, tant sur le plan technique qu'organisationnel, afin d'éviter, dans le cadre de nos activités, la destruction, la perte, la falsification, la modification, l'accès non autorisé ou la divulgation illicite à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

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Par ailleurs, nous veillons également à ce que les sous-traitants auxquels nous faisons appel prennent eux aussi les mesures de sécurité appropriées afin de limiter autant que possible les risques d'incidents.

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Les données que nous traitons restent à tout moment au sein de l'Espace économique européen (EEE).

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Si, dans le cadre de l'utilisation de certains services ou outils logiciels, vos données sont traitées en dehors de l'Espace économique européen (EEE), cela se fera exclusivement vers des pays pour lesquels la Commission européenne a confirmé qu'ils garantissent un niveau de protection adéquat de vos données, ou bien des mesures seront prises pour assurer le traitement licite de vos données dans ces pays tiers.

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10. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de divers droits concernant les données que nous traitons à votre sujet. Si vous souhaitez exercer l'un des droits énumérés ci-dessous, veuillez contacter notre délégué à la protection des données (DPD) en utilisant les coordonnées figurant sous la première rubrique de La politique en matière de respect de la vie privée présente La politique en matière de respect de la vie privée.

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Droit d'accès et de copie

Vous avez le droit de consulter vos données et d'en obtenir une copie. Ce droit inclut également la possibilité de demander des informations complémentaires concernant le traitement de vos données, notamment en ce qui concerne les catégories de données vous concernant qui sont traitées et les finalités de ce traitement.

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Droit de modification ou de rectification

Vous avez le droit de faire modifier vos données si vous estimez que celles dont nous disposons sont erronées.

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Droit à l'effacement des données (droit à l'oubli)

Vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données sans retard injustifié. Nous ne serons toutefois pas toujours en mesure de donner suite à une telle demande, notamment lorsque nous avons encore besoin de ces données dans le cadre d'un contrat en cours, ou lorsque la conservation de certaines de vos données pendant une durée déterminée est imposée par la loi.

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Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données. Cela permet de suspendre temporairement ce traitement jusqu’à ce que, par exemple, leur exactitude soit confirmée.

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Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment en nous contactant. En ce qui concerne les messages marketing que vous recevez de notre part par e-mail sur la base de votre consentement, vous pouvez facilement retirer ce consentement en cliquant sur le lien de désabonnement situé au bas de ces messages.

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Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données fondé sur un intérêt légitime. Cette opposition doit être motivée par des raisons spécifiques liées à votre situation. Vous pouvez également vous opposer à l'utilisation de vos données à des fins de marketing direct. Les messages marketing envoyés par e-mail comporteront toujours une option de désabonnement.

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Droit à la portabilité

Vous avez le droit d'obtenir, sous forme électronique, les données que vous nous avez vous-même fournies avec votre consentement ou dans le cadre de l'exécution d'un contrat. Cela permet de les transférer facilement à une autre organisation. Vous avez en outre le droit de nous demander de transférer directement vos données à une autre organisation, si cela est techniquement possible.

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Droit de déposer une réclamation auprès de votre autorité de contrôle

Si vous estimez que nous traitons vos données de manière incorrecte, vous avez à tout moment le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle en matière de protection des données.

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Autorité belge de protection des données (GBA)

35, rue Drukpers

1000 Bruxelles

contact@apd-gba.be

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11. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant, soit par e-mail à l'adresse info@ingenium.be, soit par courrier postal à l'adresse Nieuwe Sint-Annadreef 23, 8200 Bruges, en joignant une copie du recto de votre carte d'identité ou de tout autre document permettant de vous identifier. Cette copie ne sera utilisée que pour vous identifier, conformément au RGPD.

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12. Modifications

Nous nous réservons le droit de La politique en matière de respect de la vie privée présente La politique en matière de respect de la vie privée . La version la plus récente est disponible à tout moment sur notre site web. La date de La politique en matière de respect de la vie privée modification La politique en matière de respect de la vie privée figure en haut de la page. En cas de modification substantielle de La politique en matière de respect de la vie privée, nous informerons, dans la mesure du possible, directement les personnes concernées susceptibles d'être affectées par cette modification.