ELISE facilite désormais le travail des gestionnaires de patrimoine. Cet outil de gestion numérique a été développé conjointement par Ingenium, Freestone et l'Autorité flamand, sous l'impulsion de VLISOG. Il rassemble tous les documents, les actions possibles et nécessaires, l'urgence de ces actions et les coûts associés dans un tableau de bord visuellement attrayant. Il facilite l'établissement de rapports efficaces et la prise de décisions réfléchies.
ELISE ?
ELISE est l'acronyme de Energy and Life Integrated in a Sustainable Environment (énergie et vie intégrées dans un environnement durable). C'est un peu fort de café, mais le gestionnaire de bâtiments moderne doit donc être un touche-à-tout dans son domaine et doit agir de manière proactive et réactive afin d'optimiser les biens immobiliers dont il a la charge. Les défis ne sont pas minces : suivre une législation complexe et gérer des contrats, diriger le personnel interne ou des tiers dans les tâches liées aux installations, mener des enquêtes ciblées et en tirer les conclusions appropriées, et informer les personnes concernées sur les besoins et les budgets.
ELISE regroupe plusieurs sous-domaines et thèmes. L'"énergie" fait référence aux soins énergétiques, aux réglementations, aux plans climatiques et à la gestion de l'énergie (cf. ISO50001), tandis que la "vie" fait référence au confort, à la sécurité physique et incendie et aux conditions de travail sûres. Le terme "durable" fait référence aux actions en faveur de la durabilité et renvoie aux objectifs de développement durable (ODD) des Nations unies. L'attention portée à l'environnement et à l'emplacement, entre autres, est contenue dans "Environnement". Le terme "intégré" désigne le traitement conjoint des besoins et des résultats de la gestion technique et stratégique des actifs.
Assister le gestionnaire du bâtiment à 3 niveaux
Tout d'abord, un tableau récapitulatif est créé dans ELISE. Celui-ci contient, d'une part, des éléments statiques tels que les contrats, les plans conformes à l'exécution et d'autres documents nécessaires à la gestion du bien. D'autre part, des documents dynamiques tels que les rapports d'inspection, d'entretien et d'analyse des risques. Le tableau récapitulatif énumère le plus grand nombre possible de ces documents selon la norme EN 15221, la norme de base pour la gestion des bâtiments. Il permet au gestionnaire du bâtiment de :
- se familiariser avec les documents importants pour l'accomplissement de sa mission
- remplir les obligations légales liées à cette mission
- gérer les audits désignés sur le bâtiment
- obtenir une vue d'ensemble des différents types d'installations dans son (ses) immeuble(s) de bureaux et identifier les besoins d'entretien
- identifier les domaines dans lesquels des mesures doivent être prises
- et déterminent également la fréquence de certaines actions.
Un bon point de départ consiste à évaluer l'état du patrimoine. Différents types d'enquêtes peuvent être réalisés à cette fin. La mesure de l'état NEN2767 (qui examine l'état architectural et/ou technique du patrimoine), l'analyse de la sécurité et de la sûreté (incendie), l'enquête de conformité et l'enquête sur l'accessibilité et l'état de fin de vie physique ou technologique des équipements, identifient les actions nécessaires liées aux risques dans l'utilisation et l'état du patrimoine du bâtiment. L'audit énergétique, quant à lui, étudie les possibilités d'amélioration de la performance énergétique. L'étude de connectivité - qui vérifie le degré de communication publique et/ou privée (sans fil) dans un bâtiment - peut être considérée comme l'un des deux types d'étude.
L'avantage d'ELISE est que toutes ces informations - qui étaient souvent fragmentées, réparties dans différents endroits (dans les services internes et externes) et sous différentes formes - sont désormais rassemblées en un seul endroit et évaluées de manière structurée selon les principes du MoSCoW.
Pour rendre compte, par exemple, aux gouvernements propriétaires du patrimoine et aux décideurs politiques qui allouent les budgets disponibles, un résumé de gestion peut également être créé de manière simple.
Les données deviennent visuelles
Les investissements potentiels issus des études, retenus dans le tableau de synthèse, sont ensuite intégrés dans un tableau de bord dynamique. Celui-ci prend la forme d'un tableau croisé dynamique Excel. Les données pertinentes du tableau de synthèse sont condensées dans des tableaux simplifiés et différentes formes de diagrammes. En ajustant des paramètres tels que le risque d'amiante, la localisation, etc., l'impact des choix possibles sur le budget et le calendrier devient immédiatement visible. Il est ainsi possible de voir d'un seul coup d'œil quels sont les investissements prioritaires, dans quelles années ils peuvent être abordés au mieux et quel budget doit être dégagé pour eux chaque année.
Liste des problèmes liés au projet
La troisième couche est la liste des problèmes liés aux projets. Les projets sélectionnés sur la base des informations et des simulations du tableau de bord dynamique y sont inclus en tant que tâches à accomplir. Les projets qui ne sont pas urgents ou pour lesquels il n'y a pas de budget à court terme n'apparaissent donc pas dans cette liste. La liste des questions relatives aux projets contient une description concrète du projet, la ou les personnes responsables (en interne ou en externe) de sa mise en œuvre et le calendrier des actions. C'est un outil utile pour suivre des projets concrets de A à Z.
ELISE garantit que les données complexes qui compliquaient le processus de prise de décision sont désormais présentées de manière attrayante, et qu'elles peuvent être gérées et utilisées efficacement pour prendre des décisions réfléchies et en assurer le suivi, tant à court qu'à long terme.
La première version d'ELISE est destinée aux immeubles de bureaux. Des extensions ultérieures pourront concerner d'autres types de bâtiments, notamment dans les secteurs médical, culturel et tertiaire.
Si c'est le cas, n'hésitez pas à contacter Geert Verhelst au 050 40 45 30 / geert.verhelst@ingenium.be
